Компания ООО "ПСК СПЕЦГЕОПРОЕКТ" специализируется на строительстве жилых и нежилых зданий, а также предоставляет услуги по монтажу, техническому обслуживанию и ремонту систем пожарной безопасности и других инженерных сооружений.
Долгое время компания использовала Google Таблицы для автоматизации бизнес-процессов и пробовала различные готовые CRM- и ERP-решения. Однако управление рабочими процессами в разрозненных системах оказалось неэффективным, что привело к решению о разработке собственной системы управления бизнесом, учитывающей специфику деятельности компании.
Основные потребности ООО "ПСК СПЕЦГЕОПРОЕКТ" включали:
- Эффективное отслеживание и контроль всех этапов строительства и монтажа
- Автоматизированное и ручное распределение задач между сотрудниками с контролем сроков выполнения
- Мониторинг движения товарно-материальных ценностей между складами
- Оптимизация и ускорение рабочих процессов сотрудников
Компания "Лонг Кэт" провела детальный анализ требований заказчика и предложила разработку индивидуальной ERP-системы для оптимизации внутренних бизнес-процессов. Были тщательно изучены ключевые направления деятельности организации, включая управление строительными проектами, распределение задач и контроль их выполнения, а также логистику складских операций. На основе этого анализа были определены ключевые функциональные требования, которые легли в основу проектирования новой системы.
Что из себя представляет система
В текущей версии системы основными разделами являются “Объекты”, “Задачи” и “Склады”:
Объекты
При проектировании карточки объекта ключевым требованием заказчика было обеспечение удобства просмотра информации. В соответствии с этим запросом, в карточке объекта была консолидирована вся ключевая информация, включая:
- Задачи, относящиеся к конкретному объекту
- Документация по объекту
- Данные о задействованном персонале
- Информация о используемом транспорте
- Сведения о складских операциях, связанных с объектом
Для повышения информативности и улучшения аналитических возможностей в карточку объекта были также интегрированы отчеты.
На странице объекта реализован интуитивно понятный интерфейс для эффективного управления задачами:
- Все назначенные задачи, относящиеся к конкретному объекту, отображаются непосредственно на странице объекта.
- Задачи представлены в формате канбан-доски, что обеспечивает наглядность и удобство управления рабочим процессом.
- Каждая задача содержит краткую ключевую информацию для быстрого ознакомления.
- Реализована возможность прямого перехода к подробной карточке задачи путем клика, что устраняет необходимость навигации через отдельный раздел задач.
- Внедрено цветовое кодирование задач для упрощения визуального контроля сроков выполнения и статусов.
Для оптимизации работы с документацией:
- Документы, относящиеся к объекту, структурированы по подразделам.
- Такая организация значительно упрощает поиск нужных документов в условиях большого объема разнотипной документации.
Задействованные работники на объекте
Для оперативного отслеживания кадрового состава на объекте реализована специальная страница с информацией о персонале.
Помимо просмотра присутствующих сотрудников на объекте, можно сразу же на этой странице назначить задачу на нужного рабочего.
Транспорт на объекте
А для просмотра задействованного транспорта на объекте предусмотрена страница с транспортом. Задачу на транспорт также можно назначать, в таком случае задача “уйдет” ответственному сотруднику за этот транспорт.
Склад на объекте
Склад на объекте содержит важную информацию, такую как площадь склада, количество установленных стеллажей, а также ФИО ответственного сотрудника.
На этом приобъектном складе можно ознакомиться с текущими товарно-материальными ценностями, находящимися на хранении. Данные о наличии и состоянии ТМЦ на складе являются ключевыми для управления запасами и логистики объекта.
Регулярный мониторинг и инвентаризация складских помещений позволяют контролировать движение материальных активов, предотвращать порчу или хищение имущества. Информация, содержащаяся на складе, служит основой для планирования закупок, распределения ресурсов и принятия управленческих решений.
Когда на центральный склад осуществляется приход ТМЦ, ответственный сотрудник распределяет поступление по приобъектным складам, тогда на странице приобъектного склада отображаются поступившие ТМЦ, которые можно забрать на объект.
Шаблоны задач
При создании новой карточки объекта нет необходимости каждый раз заново назначать задачи, которые будут относиться только к этому объекту. Поскольку задачи для объектов обычно типовые, был предусмотрен раздел шаблонов с готовыми задачами. При выборе шаблона задачи внутри него сразу создаются для выбранного объекта и автоматически назначаются на ответственных лиц.
Естественно, у задач есть свой отдельный раздел, где можно посмотреть все задачи. Помимо задач, которые относятся к объектам, можно назначать и другие нетиповые задачи.
Запросы и Анонимные жалобы
В карточке “Задачи” можно отслеживать сроки выполнения, а также можно увидеть был ли просрочен этот срок. При необходимости можно загрузить файлы.
Помимо “Задач”, были предусмотрены страницы с запросами и анонимными жалобами руководству.
Очень интересной функцией обладают запросы и анонимные жалобы: если начальством не был рассмотрен запрос в отведенный срок, то он передается вышестоящему руководству, и так до тех пор, пока не дойдет до генерального директора.
Склад
На складе можно отслеживать все поступления товаров от поставщиков, а также наличие ТМЦ на складе. Также можно создавать заказы поставщикам с возможностью сформировать файл заказа и последующей отправкой его на электронную почту поставщика.
Прочее
Помимо вышеперечисленных разделов, были предусмотрены следующие:
- Транспорт, для отслеживания сроков ТО и страховки, а также обслуживания транспорта;
- Документы - в данном разделе собираются документы со всех остальных разделов, для того, чтобы не приходилось открывать карточки объектов в поисках нужного файла;
- Чаты - для общения сотрудников;
Разработанная ERP-система включает в себя расширенный функционал для оптимизации бизнес-процессов:
Комплексное управление базой поставщиков:
- Хранение детальной информации о поставщиках
- Ведение списка контактных лиц
- Возможность прикрепления сопутствующих документов
Гибкие инструменты работы с данными:
- Создание пользовательских фильтров для эффективного поиска в таблицах
- Настройка отображения и порядка колонок в таблицах под нужды пользователя
- Расширенный поиск по различным полям, включая пользовательские
Интегрированная система уведомлений:
- Отправка оповещений в популярные мессенджеры (Telegram, WhatsApp)
- Поддержка СМС-уведомлений
Данное решение особенно актуально для компаний, специализирующихся на строительстве зданий и сооружений, а также монтаже различного оборудования. Компания "Лонг Кэт" предлагает разработку индивидуальной ERP-системы, полностью адаптированной под специфические потребности и особенности бизнеса заказчика.
Внедрение такой системы позволит достичь следующих результатов:
- Оптимизация взаимодействия с клиентами за счет совершенствования соответствующих процессов
- Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов благодаря их комплексной автоматизации
- Улучшение общего управления компанией путем централизации всех данных в единой системе
Эти улучшения принесут существенные преимущества в операционной деятельности и стратегическом развитии бизнеса, способствуя более полному удовлетворению потребностей клиентов и значительному росту производительности.