Для обеспечения работ по капитальному ремонту жилых домов было принято решение разработать систему автоматизации. Заказчик обратился к нам и мы приступили к работе. К сожалению из-за нюансов договора о неразглашении мы не можем показать скриншоты системы, но предлагаем ознакомиться с детальным описанием проекта.

Капитальный ремонт жилого дома это сложный процесс с большим количеством этапов. Всё начинается с участия в торгах и заканчивается сдачей работы — всего более 50 этапов для исполнения контракта. И на каждый из этапов есть предельные сроки выполнения и ответственные сотрудники.

В зависимости от объекта могут быть разные сценарии движения контракта, примерная схема движения выглядит так (на скриншоте мы замазали содержимое этапов, чтобы не разглашать эту информацию)

Перед началом разработки мы постарались сформулировать основные проблемы, с которыми сталкивается заказчик при выполнении работ по капитальному ремонту. Проблемы следующие:

• Неоптимальный процесс выбора контрактов, в которых хочет участвовать организация. Этот процесс необходимо цифровизовать и уйти от оффлайн обсуждения выбора контрактов, который происходит между ключевыми лицами в организации
  
• Ответственный сотрудник забывает в срок прореагировать по определенному контракту и выполнить свою работу. К примеру, один отдел закончил свою часть работы (скажем, составил смету), а юристы не приступили к подготовке договора в срок, потому что была нарушена коммуникация между отделами
  
• Перекладывание ответственности за процесс между сотрудниками, частые споры по поводу сферы ответственности
  
• Когда контракт завершен невозможно посмотреть детальную статистику по каждому этапу, чтобы проанализировать процессы, и понять как сделать эту работу в следующий раз быстрее и эффективнее
  
• Руководство в режиме онлайн не может понять, на каком этапе находится выполнение контракта
  
• Нет механизма постановки задач сотрудникам
  
• Теряются документы, а более трети документооборота внутри организации происходит в бумажном виде
  
• Когда меняются процессы в сценариях работы сотрудники забывают это и работают по старому. К примеру, раньше было необходимо, чтобы смету завизировали трое ключевых сотрудников, а по новой схеме добавляется четвертый — люди забывают это
  

Исходя из сформулированных проблем мы приняли решение разрабатывать BPM систему с элементами ERP. BPM отвечает на следующие вопросы: какая, где, когда, зачем и как выполняется работа, кто отвечает за ее выполнение. BPM позволяет визуализировать движение по контракту, схоже с приведенным выше скриншотом. А ERP уже помогает управлять ресурсами организации — чтобы выполнить работы по капитальному ремонту необходимо затратить множество ресурсов.

В системе предусмотрены аккаунты для множества категорий сотрудников — юристы, сметчики, прорабы, аналитики, руководство.

При капитальном ремонте жилого дома производятся работы по нескольким системам (фасад, канализационные системы, кровля, крыша и тд). Для каждой системы в ERP фиксируется расход материалов и привлеченные работники. Прорабы с планшета или мобильного телефона прямо с объекта оставляют заявку на ресурсы (к примеру, запрашивают определенные объемы песка или цемента) а офис организации рассматривает эти заявки и принимают решение о выделении ресурсов. В систему загружаются все необходимые фотографии и видео с объектов. Настроена онлайн синхронизация с банками и ERP фиксирует расход на материалы по каждому объекту, чтобы в конечном итоге построить детальный финансовый отчет по объекту.

В отличии от ERP системы, которая отвечает за ресурсы, BPM позволяет видеть на каком этапе происходит выполнение контракта. BPM составляющей системы чаще пользуются административный персонал — юристы, бухгалтеры. К сожалению, мы не можем показать реальные процессы из системы, но чаще всего это согласование определенного документа в каком-то ведомстве либо совершение какого-либо действия для юридического выполнения контракта. Типичные процессы: составить акт, утвердить смету, подать заявку, подгрузить протокол, подготовка и утверждение проекта и так далее.

На каждый этап есть ответственный отдел или сотрудник отдела и ожидаемый срок. К примеру, после этапа согласования сметы стоит этап подготовка проекта. В системе прописано, что подготовка проекта выполняется любым сотрудником из отдела проектирования, срок выполнения 3 рабочих дня. Сразу после того, как этап согласования сметы будет выполнен, система автоматически создаст задачу подготовить проект необходимым сотрудникам и зафиксирует сроки выполнения. Если необходимо (это настраивается) она проинформирует с помощью Email или SMS выбранных сотрудников о поставленной задаче.

В зависимости от роли пользователя, у него есть доступ к некоторым разделам. Руководство же видит всё, в том числе финансовую статистику по каждому контракту. Благодаря фиксированию расходов по контрактам и различным системам руководство видит полученную прибыль в разрезе различных данных — по контракту, по системам (например, на кровле удается заработать больше всех), прорабам (благодаря умелому подходу определенного прораба организация получает максимум прибыли) и так далее.

На разработку системы мы затратили полгода и сейчас занимаемся развитием продукта.