О компании
Капитальный ремонт — компания, которая занимается строительством и реконструкцией зданий и сооружений.
Задачи заказчика
- учёт объектов и всей документации по ним;
- назначение ответственных по разделам проекта;
- ведение проектной, сметной и технической документации;
- отслеживание статуса экспертизы;
- контроль хода строительно-монтажных работ;
- постановка задач и контроль их выполнения;
- работа с аукционной документацией;
- ведение банка данных;
- автоматическое создание договоров, актов и других документов.
Наши аналитики изучили процессы компании и собрали требования к системе. На их основе была предложена разработка индивидуальной CRM-системы для работы с объектами, документами и задачами по проектам.
Структура системы:
В текущей версии основные разделы системы:
- Объекты
- Договоры
- Банк данных
Объекты
Объекты — ключевой модуль системы. В этом разделе собираются все данные о работах по объекту: от проектирования до строительно-монтажных работ (СМР).
Главная страница
Для удобного просмотра всей ключевой информации по объекту предусмотрена «Главная страница».
На ней отображаются компактные графики и дашборды, которые позволяют оперативно отслеживать важные показатели, не просматривая каждый раздел отдельно. Информацию можно также выгрузить в формате Excel для дальнейшей работы.
Информация об объекте
При создании объекта в системе первым делом указывается ключевая информация: адрес, заказчик, сроки и другие основные данные. Также загружаются документы, включая аукционную документацию, графики производства и работ, параметры бытового городка и сведения об ответственных сотрудниках.
Проектирование
После создания объекта начинается этап проектирования. Он включает несколько подразделов:
- Письмо на доступ
- Статус ТЗК
- ТЭО
- Проектная документация
- Документы для ДКН
- Сметы
Каждый из этих подразделов позволяет систематизировать документы и информацию, необходимую для проектирования и дальнейшего контроля объекта.
Статус ТЗК
Статус ТЗК организован в виде двух таблиц: черновой и чистовой вариантов. Первоначальные версии документов загружаются в таблицу «Черновые варианты», после чего ответственный сотрудник проверяет их и переносит в чистовой вариант.
Чтобы не запутаться между разными версиями одного документа, предусмотрена версионность: система автоматически определяет порядок загрузки и присваивает документу соответствующую версию.
Проектная документация
Проектная документация также организована в виде двух таблиц. Поскольку видов документации много, файлы дополнительно распределены по папкам для удобства.
В разделе реализована функция загрузки по шифру: если в названии файла указан шифр, система автоматически считывает его и распределяет документ в нужную папку.
Документы для ДКН
Документы для ДКН — это файлы, предназначенные для загрузки на портал Департамента культурного наследия города Москвы.
Сметы
Сметы имеют тот же интерфейс, что и “Статус ТЗК”.
Экспертиза
После завершения проектирования все файлы отправляются на экспертизу. Для этого предусмотрен отдельный раздел.
В нём указываются договор, стоимость и сроки прохождения экспертизы, а также назначаются эксперты по каждому разделу проектной документации.
Файлы экспертизы устроены таким же образом, что и файлы проектной документации.Также в разделе имеются ссылки на портал экспертизы с возможностью быстро загрузить файлы.
СМР
Когда все файлы прошли экспертизу, начинается этап СМР. Поскольку СМР занимаются уже другие работники, то для них предусмотрен свой раздел. В разделе для СМР присутствуют такие вкладки как “Разделы систем”, “Начало работ/ Авансы”, “Сметы”, “КС-2” и тд. Некоторые данные подтягиваются из раздела “Проектирование”, а некоторые заполняются вручную.
Юридическое сопровождение
Для работы с юридическими документами предусмотрен раздел «Юридическое сопровождение». В нём хранятся файлы, такие как воспрепятствования, акты приостановок, допуски и недопуски, а также другие сопутствующие документы.
Договоры
Раздел «Договоры» предназначен для хранения всех договоров, включая договоры субподряда. Система позволяет создавать договор либо сначала, а затем привязывать к нему объект, либо сначала объект, а потом добавлять к нему договор, что обеспечивает гибкость в работе с документацией.
Документы
Поскольку в систему загружается большое количество документов и файлов, а также генерируется автоматически, чтобы не искать их по различным разделам, предусмотрен раздел “Документы”, в котором собираются все файлы.
Банк данных
Раздел “Банк данных” представляет собой хранилище данных по заказчикам, субподрядчикам, органам местного самоуправления и прочим контактам.
В банке данных предусмотрена возможность указывать личные мобильные телефоны контактных лиц, которые будет видеть только тот, кто его указал.
Справочник ТЭП
В системе предусмотрен справочник ТЭП, данные для которого берутся из открытых источников, таким образом нет необходимости искать показатели по зданию в интернете - все данные есть в системе.
Шаблоны документов
В системе предусмотрена генерация различных документов, для этого предусмотрен соответствующий раздел - в файл вставляются ключи и по данным ключам подставляется информация из системы и генерируется готовый документ со всеми нужными значениями.
Задачи
А для отслеживания сроков выполнения работ предусмотрен раздел с задачами.
Внешний вид
Особое внимание уделено интерфейсу системы. В горизонтальном меню реализована система вкладок, как в браузере — это позволяет работать с несколькими разделами одновременно, не открывая лишние вкладки в браузере.
Для удобства совместной работы система отображает, какие пользователи редактируют страницу в данный момент, что помогает избежать конфликтов при одновременном внесении изменений.
Прочее
Помимо перечисленных в системе предусмотрены следующие модули:
- Сотрудники - для ведения карточек своих сотрудников;
- Роли - разграничение доступов к системе;
- Различные уведомления для удобства контроля работы в системе.
Этот кейс наглядно показывает, что для эффективного контроля за строительным циклом недостаточно простых чек-листов или облачных таблиц. Когда требуется объединить работу проектировщиков, инженеров СМР и юридического отдела в едином контуре, на первый план выходит индивидуальная разработка ERP. Мы проектируем такие системы как гибкий цифровой каркас бизнеса, который позволяет в реальном времени управлять ресурсами, минимизировать риски на этапе экспертизы и автоматизировать сложный документооборот, адаптируясь под уникальные регламенты вашего предприятия
Итоги
Система будет полезна компаниям, которые ведут сложные строительные проекты и работают с большим объёмом документации, договоров, объектов и задач. Это строительные и проектные организации, подрядчики, организации по реконструкции и капитальному ремонту, а также компании, где важно отслеживать все этапы работы — от проектирования до сдачи объекта.
В таких проектах особенно важны:
- контроль всех объектов и проектной документации;
- управление договорами и договорными обязательствами;
- учёт задач, сроков и ответственных сотрудников;
- отслеживание статуса экспертиз и согласований;
- прозрачная история изменений документов и версий;
- удобная совместная работа нескольких пользователей одновременно.
Мы разрабатываем индивидуальные системы, полностью учитывающие требования заказчика и специфику его процессов. Такой подход позволяет интегрировать управление объектами, документацией и задачами в единый инструмент, адаптированный под реальные потребности компании и обеспечивающий удобную работу для всех сотрудников.