О компании
Компания с 2006 года занимается организацией мероприятий на лучших площадках города и получает исключительно положительные отзывы о своей работе. Компания является одной из крупнейших организаций в сфере событийного кейтеринга.
Задачи заказчика
- Создание файлов коммерческих предложений на основе введённых данных с последующей отправкой клиенту
- Заведение и учёт товаров и услуг
- Заведение и учёт оборудования
- Заведение и учёт работников
- Постановка задач и контроль их выполнения
- Заведение пользователей системы и управление их правами
Мы изучили требования заказчика и предложили разработку индивидуальной CRM-системы с функцией автоматического создания файлов коммерческих предложений, включающих всю информацию о предстоящем мероприятии. Был проведён анализ бизнес-процессов компании, на основе которого определены ключевые функциональные требования, интегрированные в разрабатываемую систему.
Что из себя представляет система
В текущей версии системы основными разделами являются "Проекты", "Товары и услуги", "Оборудование" и “HR”.
Проекты
Проекты являются ключевым модулем системы. В этом разделе собираются все данные о предстоящем мероприятии — от местоположения площадки до выбора формы для официантов.
При заполнении данных первым делом открывается вкладка «Основная информация». В ней указываются дата мероприятия, юридическое лицо, формат и другие параметры, а также выбирается шаблон для будущего коммерческого предложения.
Следующий раздел — «Создать меню». Он представляет собой иерархию скрывающихся и раскрывающихся строк с пунктами меню, которые можно перемещать с помощью кнопок. Меню формируется как для коммерческого предложения, так и для отдельного файла, который будет передан на кухню поварам.
После создания меню оно автоматически дублируется в файл на кухню — бланк, который передаётся поварам и содержит информацию о граммовке, количестве блюд и времени подачи каждого блюда гостям.
В этом же разделе фиксируются сведения о текстиле, мебели, посуде, форме официантов и других элементах, необходимых для проведения мероприятия.
Следующим этапом происходит вызов персонала - осуществляется подбор официантов, поваров, барменов и прочего персонала. Для отслеживания занятости сотрудников на разных мероприятиях предусмотрено указание их часов работы. На случай, если повара или официанта по окончанию мероприятия понадобится отправить на второе мероприятие в тот же день.
Последним этапом предусмотрен сбор оборудования. Составляется список необходимой утвари на мероприятии.
После добавления всех необходимых пунктов в коммерческое предложение появляется возможность скачать сформированный файл в форматах .pdf или .xlsx, а также отправить его напрямую на электронную почту клиента.
Кроме того, для заказчика было важно сохранять предыдущие версии коммерческих предложений. Эта функция предусмотрена на случай, если клиент захочет вернуться к обсуждению старой версии, чтобы не приходилось удалять и заново вносить ранее добавленные пункты.
А для оперативного отслеживания всех мероприятий был предусмотрен календарь.
Товары и услуги
Раздел «Товары и услуги» представляет собой справочник всех блюд и напитков, используемых при формировании коммерческих предложений. В нём можно создавать категории и подкатегории, которые затем автоматически отражаются в файле КП с соответствующей структурой и разбивкой по категориям.
Оборудование
Аналогично раздел с оборудованием - справочник с возможностью разбить оборудование на категории и подкатегории.
В разделе предусмотрена возможность собирать оборудование непосредственно из модуля. Для этого достаточно вызвать календарь, выбрать нужное мероприятие, и откроется интерфейс для формирования комплекта оборудования для данного проекта.
Для отслеживания состояния и количества оборудования предусмотрен отдельный отчёт. Количество оборудования, доставленного на мероприятие, рассчитывается автоматически, а возвращённого на склад — вручную с указанием повреждённой или разбитой посуды и инвентаря.
HR
Раздел HR представляет собой базу поваров, официантов и прочего персонала, который приглашают на мероприятие.
Для удобства в данном разделе также был предусмотрен вызов персонала напрямую из данного модуля.
Прочее
Помимо перечисленных в системе предусмотрены следующие модули:
- Задачи - для постановки различных задач ответственным менеджерам;
- Клиенты - справочник с клиентами и другими контактными лицами;
- Сотрудники - для ведения карточек своих сотрудников;
- Роли - разграничение доступов к системе;
- Различные уведомления для удобства контроля работы в системе.
Итоги
Такая система будет полезна компаниям, которые организуют мероприятия и работают с большим объёмом данных: коммерческими предложениями, меню, оборудованием, персоналом и материалами.
Она подходит для организаций, где важно:
- быстро формировать и отправлять коммерческие предложения с полной информацией о мероприятии;
- вести учёт товаров, услуг, оборудования и сотрудников;
- контролировать выполнение задач и занятость персонала;
- сохранять историю изменений документов и версий коммерческих предложений;
- получать отчёты по мероприятиям, включая сбор оборудования, распределение обязанностей и контроль ресурсов.
На основе анализа требований заказчика мы можем разработать индивидуальное решение, интегрируя все необходимые функции и процессы, чтобы оптимизировать работу команды и повысить эффективность организации мероприятий.