Кофе Хауз - российская сеть кофеен, основанная в 1999 году. Быстро став одной из крупнейших в стране, в 2014 году компания вошла в состав ГК «Шоколадница».
Сейчас под брендом Кофе Хауз, в том числе, развивается сеть небольших кофеен формата "с собой". Но в процессе расширения данной сети компания столкнулась с ограничениями используемых инструментов управления: Google Таблиц и разрозненных CRM- и ERP-решений. Неэффективность такого подхода привела к решению о разработке собственной системы управления бизнесом, учитывающей уникальные особенности компании.
Ключевые потребности ООО "Кофе Хауз":
- Управление партнерской сетью
- Мониторинг операционных и финансовых показателей партнеров
- Создание и поддержка базы знаний
- Организация обучения для партнеров и бариста
- Обработка обращений партнеров
Компания "Лонг Кэт" провела тщательный анализ требований заказчика и предложила разработку индивидуальной ERP-системы для оптимизации бизнес-процессов. В ходе анализа были изучены основные направления деятельности "Кофе Хауз":
- Управление сетью кофеен
- Взаимодействие с партнерами
- Контроль качества обслуживания
- Обучение персонала
- Логистика и складской учет
На основе проведенного анализа были сформулированы ключевые функциональные требования, которые легли в основу проектирования новой системы управления бизнесом.
Что из себя представляет система
В текущей версии системы основными разделами являются “Партнеры”, “Кофейни”, “База знаний” и “Обращения”.
Партнеры
Партнёры — это франчайзи, компании или индивидуальные предприниматели, которые приобрели франшизу. Партнёров в системе создаёт главный администратор или менеджер.
При создании партнёра автоматически создаются его юридические лица и кофейни. Примечательно, что информация о кофейнях не вводится вручную — она подтягивается из системы автоматизации ресторанов iiko. Кроме того, в веб-сервисе автоматически загружаются операционные показатели кофеен.
А финансовые показатели забираются из 1С.
Кофейни
Кофейни можно просматривать не только через карточку партнёра, но и в отдельном разделе системы.
Карточка кофейни имеет отличия от карточки в разделе партнёра. Данные по кофейне представлены в более удобной форме благодаря использованию графиков и дашбордов, что упрощает восприятие информации.
Операционные и финансовые показатели тут также присутствуют.
База знаний
База знаний создана для обучения бариста и партнёров, а также для их прохождения различных курсов и повышения квалификации.
База знаний устроена таким образом, что пока не будет пройден урок, то следующий не откроется. Факт и успешность прохождения урока фиксируется тестированием.
В зависимости от набранных баллов урок может быть засчитан как пройденный или непройденный. Если после первого прохождения теста баллов недостаточно для открытия следующего урока, тестирование можно повторить.
За результатами следит ответственный сотрудник - менеджер учебного центра. Он же и составляет вопросы для тестирования, а также заполняет разделы уроками. У такого сотрудника есть свой отдельный доступ для создания и редактирования базы знаний.
К каждому уроку можно прикреплять теги, что значительно ускоряет поиск. Это удобно, если бариста хочет быстро найти ранее пройденный урок — достаточно кликнуть на соответствующий тег. Помимо этого, к урокам можно прикреплять файлы для дополнительного материала.
Обращения
Оставлять обращения в систему могут только партнеры, для которых и предназначен данный раздел.
Само обращение устроено в виде форума.
Ответы на обращения оставляются в виде комментариев. При необходимости можно на комментарии отвечать.
Созданные обращения, комментарии к ним, а также результаты пройденных тестирований не останутся незамеченными — для их отслеживания предусмотрены уведомления, которые отправляются ответственным сотрудникам.
Партнеры
У партнеров веб-сервис представлен в виде личного кабинета, который имеет иной интерфейс. Здесь также отображаются операционные и финансовые показатели в виде удобных графиков и дашбордов.
Если есть необходимость, то показатели в табличном виде также присутствуют.
Данное решение особенно актуально для компаний, специализирующихся на сетях ресторанов быстрого питания с продажей франшиз. Компания "Лонг Кэт" предлагает разработку ERP-системы, полностью адаптированной под специфические потребности и особенности бизнеса заказчика.
Внедрение такой системы позволит достичь следующих результатов:
- Оптимизация взаимодействия с клиентами
- Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов через комплексную автоматизацию
- Улучшение общего управления компанией благодаря централизации данных в единой системе
Эти улучшения принесут существенные преимущества в операционной деятельности и стратегическом развитии бизнеса, способствуя более полному удовлетворению потребностей клиентов и значительному росту производительности.