Разработка LMS + CRM для учебного центра по охране труда и промышленной безопасности

Учебный центр «ЭКСПЕРТ» — образовательная организация из Новосибирска, специализирующаяся на обучении по программам охраны труда, пожарной безопасности, первой помощи и рабочим профессиям. Центр обучает сотрудников предприятий по всей России — как очно, так и дистанционно.

ЭКСПЕРТ сегодня — это:

• Обучение по десяткам направлений: от охраны труда до профессиональной переподготовки;
• Работа с корпоративными заказчиками (B2B) — предприятия обучают своих сотрудников;
• Дистанционное обучение по всей России;
• Лицензированная образовательная деятельность с выдачей официальных документов об обучении.

Сайт компании — https://uc-expert.pro/

С ростом количества контрагентов и учеников учебный центр столкнулся с необходимостью:

• Перевести весь процесс обучения в единую цифровую систему — от подачи заявки до выдачи документа;
• Дать контрагентам (корпоративным клиентам) личный кабинет для управления обучением своих сотрудников;
• Автоматизировать формирование групп, экзаменов, документов и отчётности;
• Создать полноценную LMS-платформу с курсами, тестами и экзаменами для слушателей;
• Обеспечить работу нескольких филиалов из единой системы.

Мы разработали комплексную систему, объединяющую CRM для управления контрагентами и заявками, LMS для дистанционного обучения и ERP-модули для управления документами, комиссиями и расписанием.

Система включает интерфейсы для трёх типов пользователей:

• Для сотрудников учебного центра (администраторы, методисты, менеджеры, преподаватели):

- Управление структурой учебного центра с поддержкой филиалов;
- Гибкая настройка ролей и доступов сотрудников;
- Ведение базы контрагентов с интеграцией DaData для автозаполнения реквизитов;
- Управление заявками от контрагентов;
- Создание и редактирование курсов с иерархией направлений;
- Конструктор содержания курсов: текст, PDF, видео, ссылки, задания и тесты;
- Управление учебными планами;
- Настройка экзаменов с гибкими параметрами (время, количество попыток, порог прохождения);
- Формирование комиссий для аттестации;
- Управление группами обучающихся;
- Генерация документов по шаблонам (удостоверения, протоколы, акты);
- Расписание работы комиссий и занятий;
- Календарь с отпусками, задачами и расписанием;
- Система уведомлений;
- Загрузка сканов документов с QR-кодами;
- Подробная отчётность.

• Для контрагентов (корпоративных клиентов):

- Личный кабинет с обзором обучений своих сотрудников;
- Каталог доступных курсов с демо-просмотром;
- Создание и управление заявками на обучение;
- Управление сотрудниками-слушателями;
- Уведомления о переаттестации сотрудников.

• Для учеников-слушателей:

- Личный кабинет с перечнем назначенных курсов;
- Прохождение курсов в интерактивном формате;
- Тренировка перед экзаменом;
- Сдача экзамена с автоматической проверкой;
- Просмотр результатов и документов;
- Уведомления о назначенных обучениях и результатах.

Мы обсудили проект и назвали предварительную стоимость и сроки. Наши условия устроили Заказчика, после чего начался первый этап — разработка прототипа и написание технического задания. Несколько раз в неделю наш проектировщик связывался с Заказчиком и обсуждал страницы. Последовательно, страница за страницей, были спроектированы все необходимые разделы, а после подготовлен документ с техническим заданием на почти 200 страниц, который нужен программистам для разработки.

Проект развивался итерационно: сначала было разработано MVP — базовая версия системы, покрывающая основные потребности учебного центра. Затем последовали три этапа доработок, каждый из которых значительно расширял функциональность:

• MVP — ядро системы: управление структурой УЦ, контрагенты, курсы, группы, экзамены, документы, личные кабинеты контрагентов и слушателей;
• Доработки 1 — добавление филиальности, расписания работы комиссий, каталога курсов для контрагентов, демо-просмотра курсов, создания заявок контрагентами;
• Доработки 2 — автоматическое формирование групп по заявкам, доработка работы с документами слушателей;
• Доработки 3 — управление отделами компании, QR-коды для документов, полноценный модуль календаря с задачами и занятиями.

Прототип системы включал в себя интерфейсы для следующих типов пользователей:

• Администратор и сотрудники учебного центра (с гибкими ролями);
• Контрагент (корпоративный клиент);
• Ученик-слушатель.

Разработанный нами веб-сервис предоставляет возможности для управления всем циклом работы учебного центра — от приёма заявки и зачисления слушателя до прохождения курса, сдачи экзамена и выдачи документа.

Веб-сервис выполняет следующие функции:

• Управление структурой учебного центра с поддержкой нескольких филиалов;
• Управление сотрудниками УЦ, их ролями и гибкими доступами к разделам;
• Настройка типов документов и их шаблонов для автоматической генерации;
• Учёт контрагентов с интеграцией DaData;
• Управление заявками контрагентов с воронкой статусов;
• Конструктор содержания курсов с поддержкой различных типов материалов;
• Гибкая настройка экзаменов и тестирования;
• Управление составами комиссий и расписанием их работы;
• Управление группами обучающихся с автоматическим формированием;
• Формирование документов по настраиваемым шаблонам;
• Календарь с задачами, занятиями, отпусками и днями рождения;
• Система уведомлений по всем основным событиям;
• Личные кабинеты для контрагентов и слушателей.

В системе реализована настраиваемая система ролей для сотрудников учебного центра. Помимо предустановленных ролей (Администратор, Руководитель, Методист, Преподаватель, Менеджер) можно создавать собственные роли с тонкой настройкой доступов к каждому разделу и действию внутри него.

Система поддерживает работу нескольких филиалов. При входе сотрудник, закреплённый за несколькими филиалами, выбирает нужный. Все данные — отделы, сотрудники, контрагенты, курсы, группы, документы — разделены по филиалам. Переключаться между филиалами можно прямо в верхнем меню без повторной авторизации.

Пользователям с ролью сотрудника учебного центра доступно боковое меню с разделами: Администрирование, Коммуникации, Продажи и Обучение. Набор доступных разделов и действий зависит от роли пользователя.

В разделе «Структура УЦ» управляется организационная структура учебного центра. Здесь можно настроить логотип, наименование, контактные данные компании, а также создать филиалы с собственными отделами и сотрудниками.

Каждый филиал имеет свои настройки, в том числе адрес и реквизиты. Отделы можно создавать внутри каждого филиала, при необходимости перемещая их в архив.

Раздел «Роли сотрудников» позволяет создавать произвольные роли и тонко настраивать их доступы. Для каждого раздела системы задаётся уровень доступа: просмотр, создание, редактирование, удаление. Это позволяет точно распределить полномочия между сотрудниками.

Раздел «Сотрудники» содержит полную информацию о каждом сотруднике: личные данные, должность, роль, закреплённый отдел и филиал. Предусмотрено управление отпусками и отгулами с автоматическим отображением в календаре.

Раздел «Контрагенты» — это полноценная CRM-составляющая системы. При создании контрагента реализована интеграция с сервисом DaData: достаточно ввести ИНН, и система автоматически заполнит все реквизиты — наименование, КПП, ОГРН, адрес, банковские данные и другое.

Карточка контрагента содержит несколько вкладок:

• Основная информация с реквизитами;
• Связанные контрагенты (подразделения);
• Ученики-слушатели от данного контрагента;
• Заявки на обучение.

Заявки от контрагентов проходят через воронку статусов. К каждой заявке прикрепляются файлы и документы, а также формируется список слушателей с их персональными документами. В доработках была реализована автоматическая генерация групп обучения на основе заявок и расписания комиссий.

Раздел «Курсы» построен на основе иерархической структуры направлений. Направления могут быть вложены друг в друга на любую глубину, что позволяет создать удобную классификацию. Внутри направлений располагаются курсы.

Каждый курс содержит множество настроек:

• Основная информация: код, наименование, языковая группа, ответственные (методист, преподаватель, менеджер);
• Теги для фильтрации;
• Документы, привязанные к курсу;
• Учебный план с разбивкой по темам и видам занятий;
• Содержание курса — материалы и задания;
• База билетов и тестов;
• Настройки экзамена.

Один из ключевых модулей системы — конструктор содержания курса. Он позволяет наполнять курс различными типами учебных материалов:

• Текстовые материалы с форматированием;
• PDF-документы с встроенным просмотром;
• Изображения;
• Видеоматериалы — как загруженные файлы, так и ссылки на внешние видеоплееры;
• Ссылки на внешние ресурсы (отображаются через iframe);
• Задания с кратким ответом;
• Тестовые задания с выбором одного или нескольких вариантов ответа (включая вариант с изображениями).

Материалы и задания группируются по разделам. Для каждого раздела и материала можно задать время, необходимое для его изучения. Предусмотрены гибкие настройки прохождения: можно сделать так, чтобы слушатель обязательно проходил разделы последовательно, или открыть свободную навигацию.

К каждому разделу и ко всему курсу можно прикрепить файлы для скачивания слушателями.

Настройки экзамена задаются на отдельной вкладке страницы курса и включают:
• Время на прохождение экзамена;
• Количество вопросов в билете;
• Порог прохождения (минимальный балл);
• Количество допустимых попыток;
• Возможность включить тренировку перед экзаменом;
• Период, в который экзамен доступен для прохождения (настраивается на уровне группы).

База билетов и тестов формируется из вопросов с вариантами ответов. Вопросы могут содержать текст и изображения.

При прохождении экзамена слушатель видит вопросы, выбирает ответы и по завершении получает автоматически рассчитанный результат. Тренировка работает аналогично, но результаты по ней не записываются.

Раздел «Комиссии» позволяет формировать составы аттестационных комиссий, назначая в них сотрудников учебного центра с указанием их роли (председатель, член комиссии, секретарь).

Для комиссий настраивается расписание работы — с указанием дат, времени, филиала и максимальной ёмкости (количество слушателей, которых можно принять за сеанс). Расписание используется при автоматическом формировании групп из заявок контрагентов.

Раздел «Группы» предоставляет функционал для управления группами обучающихся. Каждая группа привязана к курсу и комиссии, имеет период обучения и список учеников.

Карточка группы включает вкладки:
• Основная информация: курс, комиссия, даты обучения, период доступности экзамена;
• Ученики: список слушателей с их статусами, результатами экзаменов, возможностью назначения и удаления;
• Документы: формирование документов по группе.

Была реализована возможность автоматического формирования групп на основе заявок контрагентов и расписания работы комиссий — система сама подбирает ближайшее свободное время, формирует группу и распределяет слушателей.

В системе реализован мощный механизм генерации документов по шаблонам. Шаблоны загружаются в формате .docx или .xlsx, в них в виде тегов указываются параметры из системы, которые автоматически подставляются при генерации.

Типы документов разделены на две категории и настраиваются с гибкими ограничениями по направлениям и курсам. Предусмотрена возможность включения шаблонов в базу для контрагентов.

Раздел «Календарь» объединяет несколько типов событий:
• Задачи сотрудников с возможностью назначения исполнителей, сроков и статусов;
• Занятия с привязкой к группам и аудиториям;
• Отпуска и отгулы сотрудников;
• Дни рождения сотрудников.

Календарь поддерживает отображение по дням, неделям и месяцам, с фильтрацией по филиалам и типам событий.

В системе реализовано более 15 справочников, позволяющих настраивать и расширять данные системы:
Типы файлов заявок, документы слушателей, статусы заявок, теги курсов, должности контрагентов, отделы контрагентов, темы учебного плана, виды занятий, формы обучения, а также справочники для интеграции с государственными системами — ФИС ФРДО (виды документов, программы профессионального обучения, наименования профессий, квалификационные разряды) и ЕИСОТ (программы обучения).

Пользователям с ролью «Контрагент» доступен собственный личный кабинет. В рамках доработок кабинет контрагента был существенно расширен и по масштабу приблизился к полноценной самостоятельной системе.

Обучения сотрудников — таблица с группами, в которых обучаются сотрудники контрагента, с информацией о курсе, периоде обучения и количестве сдавших экзамен.

Каталог курсов — контрагент может просматривать доступные курсы учебного центра и изучать их в режиме демо-просмотра: содержание, учебный план, материалы и структуру экзамена.

Заявки — контрагент может самостоятельно создавать заявки на обучение своих сотрудников, прикрепляя необходимые файлы и указывая список слушателей.

Сотрудники-слушатели — полная база сотрудников контрагента с историей обучений, результатами экзаменов и датами переаттестации. Система автоматически уведомляет о приближении даты переаттестации.

Настройки компании — управление отделами, ролями пользователей и сотрудниками внутри организации контрагента.

Документы — просмотр и скачивание сформированных документов по обучениям.

Пользователям с ролью «Ученик» доступен компактный и понятный личный кабинет.

Мои курсы — страница со списком назначенных курсов. Для каждого курса отображается прогресс прохождения, статус и доступные действия: продолжить изучение материалов, пройти тренировку или сдать экзамен.

Прохождение курса происходит в интерактивном окне: слева — навигация по разделам и материалам, справа — область просмотра текущего материала или задания. Слушатель последовательно изучает материалы, выполняет задания и по завершении переходит к экзамену.

Уведомления — слушатель получает уведомления о назначенных обучениях, приближающихся экзаменах и их результатах.

Проект развивался поэтапно: от MVP до полноценной системы с тремя раундами доработок. Каждый этап начинался с проектирования прототипа и написания технического задания, за которым следовала разработка.

В результате учебный центр «ЭКСПЕРТ» получил комплексную систему, которая автоматизирует все ключевые бизнес-процессы: от приёма заявки и управления контрагентами до проведения дистанционного обучения с экзаменами и автоматической генерацией документов.

Для разработки данного проекта мы используем следующие технологии:
• PHP (8.3);
• Laravel (11.x);
• Vue.js (3.x);
• PostgreSQL (14.x).
Выбор не случайный — стек технологий эффективный, данные технологии достаточно популярны.

А для вашей компании наши специалисты могут создать с нуля систему, которая будет отвечать всем вашим потребностям.