CRM для благоустройства территории

ООО "Крым Флора" - компания, которая предоставляет услуги по благоустройству и контролю зеленых насаждений в широком ассортименте. С 2011 года ООО «Крым Флора» осуществляет свою деятельность. Общий опыт специалистов составляет более 10 лет. В компании имеется собственный парк специализированной техники, инструментов и технического обслуживания.

В процессе работы компания столкнулась с необходимостью оптимизации ряда рабочих процессов. Требовалось IT-решение, которое бы отвечало всем потребностям. Но на рынке готовых CRM-систем не нашлось подходящего варианта, учитывающего нюансы и специфику работы данной организации.

В частности, у компании "Крым Флора" были следующие запросы:

• Заведение и учет заявок в систему, с разделением по менеджерам.
  
• Заведение и учет клиентов в систему.
  
• Назначение ответственных сотрудников в заявки с использованием карт.
  
• Заведение и учет услуг (видов работ) и источников информации по клиентам.
  
• Заведение пользователей системы и управление их правами.
  
  

Компания Лонг Кэт тщательно изучила требования заказчика и предложила разработку индивидуальной CRM-системы. Был проведен анализ бизнес-процессов компании, включая учет и ведение клиентов, заведение заявок и распределение их по менеджерам, учет видов работ и назначение ответственных сотрудников в заявки. На основе этого анализа были определены ключевые функциональные требования, которые были интегрированы в разрабатываемую CRM-систему.

Что из себя представляет система в целом:

В текущей версии системы основными разделами являются "Заявки" и "Карта занятости".

Заявки в системе выполнены в виде канбан-доски - это инструмент управления всеми заявками компании, который помогает наглядно представить задачи, ограничить объем незавершенной работы и добиться максимальной эффективности (или скорости). Она может помочь сотрудникам упорядочить повседневную работу.

Заявки в системе заводятся вручную ответственными сотрудниками.

По умолчанию, только что созданные записи являются лидами. Перевести лида в заявку можно открыв окно редактирования заявки и кликнув по кнопке "Перевести в заявку".

После создания заявки появляется подраздел "Информация о компании". В него выводятся статичные данные о компании из её карточки. По рабочему номеру телефона можно позвонить через телефонию, кликнув на номер (в случае, если сотрудник подключен к телефонии).

Блок "Живая лента". Здесь выводится информация о всех звонках по телефонным номерам данного клиента и его контактным лицам, совершенных из карточки заявки, а также информация о смене статуса заявки и о добавленных файлах, с возможностью просмотра прикрепленного файла.

В подразделе "Основная информация" рядом с селектами выбора бригады и осмотрщика выводится иконка карты - по клику открывается диалоговое окно с картой бригады или осмотрщика.

Карта интерактивна, на ней отображаются уже назначенные заявки, а также выводится адрес текущей заявки (если он заполнен). По умолчанию на карте открывается дата выполнения работ/дата осмотра из карточки заявки; если не указана, то текущий день. Назначить выбранную бригаду или осмотрщика можно прямо на карте: по клику на точку с адресом выводится всплывающее окно с информацией о названии заявки, дате выполнения работ, время выполнения работ, продолжительность заказа + кнопка "Назначить выбранную бригаду / Назначить выбранного осмотрщика".

На странице редактирования заявки можно отправить всю информацию по заявке выбранным сотрудникам в Telegram через чат-бот. В получаемом сообщении от чат-бота всегда перед информацией автоматически добавляется название заявки с вшитой в него ссылкой на систему (конкретно на карточку заявки).

Раздел "Карта занятости" является расширенной версией карты в заявках.

Карта бригад отображает занятость бригад: какие бригады уже находятся на заявке и в какой день. Есть возможность фильтрации по датам и по выбранным бригадам/осмотрщикам.

Также с карты бригад можно назначить бригаду на заявку, в которой бригада ещё не назначена – такие заявки помечаются на карте оранжевым кружком «Here». По клику открывается диалоговое окно с карточкой данной заявки, окно идентично основному разделу заявки.

Заявки, в которых бригада уже назначена, выводятся на карту и с такими заявками также можно работать: редактировать необходимые данные, менять даты и переназначать бригады и, в случае необходимости, отправлять всю информацию в Telegram через чат-бота.

В системе также есть раздел "Задачи". В данном разделе отображаются задачи, которые можно создать либо здесь же, либо прямо в карточке заявки.

Если задача была создана с данной страницы, то она отобразится в карточке заявки, к которой привязана, в разделе живая лента.

В разделе "Звонки" представлена вся история входящих, исходящих звонков пользователей системы, которые были сделаны через телефонию. На данной странице отображается информация по всем сотрудникам, с возможностью отфильтровать звонки по периоду времени, сотруднику, клиенту и типу звонка (все, входящие, исходящие).

При возникновении новой записи на данной странице она также отобразится в карточке заявки в живой ленте и карточке клиента в разделе звонков в случае, если удалось установить соответствие номера телефона.

В системе предусмотрен большой наглядный раздел с отчетностью в виде дашборда, ломаных графиков и круговых диаграмм.

В "Дашборде" выводится краткая информация по всем заявкам: осмотры, работы, часы расклейки, деньги в кассе, а также информацию о задачах и звонках.

В отчет по финансам попадает информация по количеству завершенных заявок и по их бюджету. По клику на количество выполненных заявок в каждом конкретном дне либо в "Итого", открывается раздел заявки в новом окне с уже применяемыми фильтрами.

Дополнительно есть фильтр по бригадам, для просмотра завершенных заявок по конкретной бригаде.

В отчет по источникам информации попадает информация по всем заявкам по полю "Источник", с разделением на статусы заявок.

Дополнительно в таблицу выводится более детальная информация о количестве заявок по тому или иному источнику, сколько из них отменились, т.е. сколько заявок по каждому источнику пришлось прервать принудительно и "Итого".

В отчет по конверсиям попадает информация по количеству лидов, количеству переведенных лидов в заявки, количеству переведенных заявок в продажу и средний чек.

В отчет по звонкам попадает информация по общему количеству звонков, количеству недозвонов (попытки звонков), количеству дозвонов и интенсивности - данные передаются с телефонии, либо рассчитываются по продолжительности звонка и формуле интенсивности.

Помимо этого в системе присутствует следующий функционал:

• возможность заведения клиентов с указанием необходимой информации по
  
• нему, указание контактного лица, совершения звонка данному лицу, прикрепления необходимых файлов и пр.;
  
• возможность формирования бригад из заведенных в системе сотрудников с указанием ролей бригадир или рабочий;
  
• настройка и создание собственных быстрых фильтров для работы с таблицами;
  
• настройка отображения колонок и их порядка в таблицах;
  
• поиск практически по любому элементу в таблицах, включая свои уникальные созданные поля.
  

Подобная CRM-система подойдет компаниям, которые занимаются городским благоустройством, а также ремонтом, строительством и земляными работами. Специалисты компании "Лонг Кэт" готовы разработать решение, которое отвечает всем требованиям заказчика с учетом специфики сферы деятельности. Разработка специализированной CRM-системы для сервисных центров поможет улучшить управление клиентскими отношениями, оптимизировать процессы обслуживания и повысить эффективность работы.