CRM для мебельного производства

Компания "Мебель Мэйкерс" специализируется на ремонте и перетяжке старой мебели. Они помогают своим клиентам сэкономить, вместо покупки новой мебели ремонтируя старую. После ремонта мебель практически не отличается от новой и зачастую даже лучше по дизайну и качеству.

Компания работает с 2010 года. За это время они отремонтировали множество изделий разных производителей. Основной вид работ - замена наполнителя и обивки на диванах, креслах и другой мягкой мебели. Также они ремонтируют и модернизируют каркасы, реставрируют деревянные детали и выполняют другие работы.

Компания "Мебель Мэйкерс" обратилась к нам с запросом на разработку собственной системы для учета клиентской базы, заказов, отслеживания хода работ и контроля логистики. До этого все велось вручную в разрозненных документах и таблицах.

Мы провели анализ бизнес-процессов, включая управление клиентами и заказами, распределение задач между сотрудниками и контроль за выполнением работ по доставке и ремонту мебели. На основе этого анализа были определены ключевые функциональные требования к системе.

В текущей версии системы основными разделами являются "Заказы" и "Клиенты".

На странице заказа отражается вся необходимая информация о клиенте и договоре, всех необходимых работах, их стоимости, всех изделиях клиента, требуемых материалах. На основании этих основных данных система автоматически формирует и отправляет клиенту по электронной почте договор.

Во вкладке "Напоминания" страницы заказа можно создать напоминание с указанием времени и даты, касающееся данного заказа. Оно будет отправлено в виде уведомления ответственным сотрудникам.

Во вкладке "История изменений по заказу" на странице заказа логируются все изменения полей, добавление сущностей, которые относились к заказу, с указанием того, кто внес изменение и когда.

Во вкладка "Производственный отдел" на странице заказа отображается информация по работе сотрудников производственного отдела над заказом (швея и сборщик). Сотрудники с ролями швея и сборщик в своем интерфейсе фиксируют неучтенные недостатки по изделию, вносят расход материалов и отмечают, когда они начали работу над изделием, когда поставили на паузу работу и когда ее закончили.

Вкладка "Транспортная служба" на странице заказа содержит информацию о работе сотрудников транспортной службы. Они в своем интерфейсе получают уведомления о датах и времени забора изделий у клиента и доставки изделий обратно клиенту, берут заказ в работу и фиксируют промежуточные точки доставки, по которым потом можно сформировать статистику.

На странице "Производственный отдел" отображается информация по работам команд из отдела.

На странице "Транспортная служба" отображается информация по работам команды по доставке изделий на склад от клиента и обратно.

Страница "Клиенты" содержит список всех клиентов компании с возможностью добавления, редактирования и удаления, а также просмотра всех их заказов. В системе предусмотрено несколько типов клиента (ЮЛ, ФЛ, гос. учреждение), каждый со своим немного измененным набором полей. Также предусмотрено, что основные данные по клиентам будут заполнятся автоматически при вводе ИНН клиента по интеграции с сервисом DaData.ru.

Модальное окно добавления клиента:

Страница "Склад" отражает информацию по материалам, которые есть на складе компании и поставщикам, которые их поставляют. База данных материалов содержит различные коллекции с типами ткани и множество цветов.

Страница "Поставщики" содержит список всех поставщиков материалов, с которыми когда-то работала компания.

На странице "Заказы материалов" сотрудники компании могут создавать и отслеживать заказы материалов у поставщиков, указывая при этом конкретный заказ клиента, к которому эти материалы относятся.

На странице "Сотрудники" отображается список всех пользователей системы. Предусмотрено несколько ролей (менеджер, логист, водитель-экспедитор, швея, сборщик) с различным функционалом. Пользователи могут добавляться, удаляться и редактироваться. Также можно просматривать заказы, над которыми работал конкретный сотрудник, и список клиентов, к которым он закреплен.

На странице "Финансы" отражается статистическая информация о движении средств компании по различным статьям расходов и доходов. Записи добавляются автоматически при изменении статусов заказов, но есть возможность и вручную добавлять операции. Здесь также можно настроить процентовую наценку для менеджеров - индивидуально или для всех сразу, которая будет выплачиваться при успешном выполнении заказа.

Модальное окно настройки процента менеджера от заказа:

У каждой роли есть свои особенности в интерфейсе.
Менеджеры видят только свои заказы и клиентов, и работают только по ним.
Логист работает только со складом, поставщиками и заказами материалов у них.

Водитель-экспедитор просматривает информацию о датах и времени доставок от клиента и обратно, видит ограниченную информацию по заказу, и помечает, когда он фактически выполнил доставку и сколько она будет стоить. Время и дата автоматически фиксируется в системе.

Модальное окно водителя-экспедитора (пример)

Работа швеи и сборщика взаимосвязана. Они просматривают информацию о назначенных на них заказах и их статусах, получая уведомления о начале своей работы. Им доступна ограниченная информация о заказах. В своём рабочем интерфейсе они могут отмечать неучтённые недостатки изделий, загружать фото, фиксировать расход материалов. Кроме того, они регистрируют начало и окончание работы, её приостановки, а также передачу заказа коллеге. У швеи и сборщика есть свои статусы по заказам, отражающие ход их работы.

Модальное окно сборщика/швеи (пример)

Благодаря разработанной собственной системе, удовлетворяющей всем потребностям компании "Мебель Мэйкерс", её сотрудники получили удобный инструмент для работы, учёта заказов и анализа показателей. При этом руководство получило доступ к статистике, сформированной по всем аспектам заказа - от забора у клиента через работу производственного отдела до возврата изделия клиенту. Основываясь на данных по финансам, продолжительности работ и расходу материалов, компания сможет улучшить экономические показатели и разработать конкретные планы по оптимизации процессов в ближайшие годы.

Подобная ERP-система подойдет компаниям, которые занимаются предоставлением услуг, связанных с ремонтом и/или перетяжкой мебели, но она легко может быть переработана под кампании, которые выполняют какие-либо заказы клиентов. Специалисты компании "Лонг Кэт" готовы разработать решение, которое отвечает всем требованиям заказчика с учетом специфики сферы деятельности.