Разработка CRM для музыкальной школы

Музыкальная школа для детей и взрослых Виртуозы работает с 2011 года.

Для каждого ученика курсы и занятия подбираются индивидуально. А в штате числятся более 50 преподавателей.

Школа предлагает как очный формат обучения, так и онлайн-занятия, позволяющие работать с людьми из разных регионов России.

За 10 лет работы организация собрала обширную клиентскую базу — порядка 10 тысяч человек. Но все данные о них хранились в Google-таблицах и обычных журналах. Сотрудники вручную заполняли множество бумаг. Проследить историю общения с клиентами было практически невозможно. Из-за путаницы с информацией и утерей данных эффективность менеджеров существенно снизилась. Стали возникать ошибки при составлении расписания. Контролировать оплату и сроки абонементов становилось все сложнее. И это лишь часть проблем, усложняющих работу. Какого-либо автоматизированного решения организация не использовала. А готовые системы, предлагаемые различными компаниями, не подходили, так как не могли охватить весь объем работы музыкальной школы.

За 10 лет работы организация собрала обширную клиентскую базу — порядка 10 тысяч человек. Но все данные о них хранились в Google-таблицах и обычных журналах. Сотрудники вручную заполняли множество бумаг. Проследить историю общения с клиентами было практически невозможно. Из-за путаницы с информацией и утерей данных эффективность менеджеров существенно снизилась. Стали возникать ошибки при составлении расписания. Контролировать оплату и сроки абонементов становилось все сложнее. И это лишь часть проблем, усложняющих работу. Какого-либо автоматизированного решения организация не использовала. А готовые системы, предлагаемые различными компаниями, не подходили, так как не могли охватить весь объем работы музыкальной школы.

В качестве решения мы разработали для «Виртуозов» CRM-систему, учитывающую все текущие потребности. Данное решение полностью автоматизировало процесс работы, помогло наладить контроль и взаимодействие педагогов, администраторов и учеников, а время работы с клиентской базой сократилось в несколько раз.

Разработанная CRM-система позволяет:

• разграничить доступы по ролям сотрудников (педагог, администратор школы, отдел продаж, руководители);
• отслеживать всю информацию по клиентской базе;
• автоматически формировать задачи для сотрудников;
• автоматически формировать финансовые отчеты, отчеты по посещениям, абонементам. На основании последних двух пунктов система сама рассчитывает премию для педагогов;
• контролировать оплату и сроки абонементов;
• работать с интерактивным расписанием. Оно представляет из себя рабочую зону для педагогов, где содержится все необходимое.

Система также включает в себя опции, реализованные для удобства клиентов:

• возможность «заморозки» уроков, отпуск. В дальнейшем он продолжит пользоваться абонементом, не потеряв оплаченные занятия.
• Система предоплат
• Возможность проведения групповых уроков.

CRM-система имеет двойную мультифилиальность: она может быть расширена как на на разные точки внутри одного населенного пункта, так и на разные города. При этом все данные по всем точкам можно посмотреть без особых усилий.

После процесса разработки при первичном тестировании была выявлена проблема: из-за большой клиентской базы и связанных данных, производительность заметно снизилась. Стандартные функции языка «тормозили» индексные страницы. Но наши специалисты нашли решение: они переписали структуру запросов и оптимизировали их, добавив изменения в ядро Laravel, так как стандартные способы не подходили. После этого нагрузочное тестирование показало, что клиентская база может быть увеличена еще в 10 раз без изменений производительности.

Мы можем разработать подобную CRM-систему для компаний, которые имеют обширную клиентскую базу. Решение позволит полностью автоматизировать процесс работы и отказаться от лишних бумаг. Система поможет отслеживать все этапы работы с клиентом, исключить человеческий фактор и решить проблему с ошибочными данными в отчетах