CRM для тендерного бизнеса

Практик тендерного бизнеса, автор собственной методологии работы с госзакупками и основатель обучающего сообщества «Тендерная армия». Построил на этом школу и форум, где делится тем, как устроен бизнес на госзакупках изнутри.

Сергей пришёл к нам с задачей не «сделать CRM», а оцифровать собственный подход: структуру ролей, этапы работы с тендером, логику просчёта и контроля реализации. Всё, что он к тому моменту уже отработал на практике в своих компаниях. Наша задача была — превратить это в продукт, которым смогут пользоваться другие.

Форум: https://zvanforum.ru/

В 2023 году к нам пришла компания, которая профессионально работает с госзакупками: привлекает клиентов через государственные тендеры, участвует в них и реализует выигранные контракты. Своей CRM у неё тогда не было — готовые решения не подходили. Слишком специфическая структура ролей, слишком много финансовых нюансов, слишком сложная связка «тендер → заявка → счёт поставщика → оплата → выплата сотруднику».

Мы разработали для них индивидуальную систему на Laravel + Vue.js за шесть месяцев. Получилось хорошо — настолько, что со временем стало понятно: это не продукт для одной компании, это продукт для целого рынка. С тех пор система выросла: добавились новые разделы, роли, сценарии и самое главное — мультиарендность. Сейчас это не единый экземпляр, а SaaS-платформа: каждая компания получает свою изолированную копию на отдельном поддомене.

Суть продукта не изменилась — это всё ещё CRM, в которой виден цикл тендера целиком. Изменился масштаб: из инструмента одной команды система стала платформой для 71 компании.

Главное архитектурное изменение по сравнению с первой версией — платформа стала мультиарендной. Каждая новая компания заводится в админке за пару минут: администратор создаёт аккаунт, система автоматически поднимает компании отдельный поддомен, разворачивает структуру справочников и присылает доступы владельцу.

Данные разных компаний полностью изолированы: каждая видит только свои тендеры, своих сотрудников, свою финансовую историю. Для администратора платформы — единый реестр со статусами, датой последнего входа, блокировками и количеством пользователей на тариф.

Главный рабочий экран тендерного специалиста и менеджера — канбан-доска «Тендерный отдел». Это этапы первой категории, от появления закупки в системе до заключения договора: Анализ и просчёт → Проверка → Подача → Рассмотрение заявки → Торги → Ждём итоги → Договор на заключении.

В верхней панели — живые цифры по отделу: количество тендеров, общая сумма НМЦК, чистая прибыль. Быстрые фильтры по ответственному менеджеру и тендерному специалисту. Карточки подсвечиваются по срочности: красная метка означает, что дедлайн подачи — сегодня или уже просрочен.

Добавить закупку можно двумя способами. Первый — через интеграцию с SabyTrade: сотрудник вводит номер тендера, система сама подтягивает заказчика, НМЦК, даты, площадку, документацию. Второй — вручную, для внутренних проектов или нестандартных ситуаций.

Из карточки тендера прямо на доске можно: переместить на следующий или предыдущий этап, поставить задачу, отредактировать дату окончания подачи. Этапы двух категорий — «Тендерный отдел» (до заключения договора) и «Реализация» (после) — разделены, но связаны: как только тендер выигран, он автоматически перетекает во вторую доску.

Перемещение — это не просто смена колонки на доске. Система требует указать, кто именно берёт тендер в работу на следующем этапе: выбрать роль, конкретного сотрудника, дату, юрлицо и оставить комментарий. Ответственность передаётся явно — без переписки в мессенджерах и поиска «а кто сейчас этим занимается».

Выигрышем тендера работа не заканчивается — она только начинается. У раздела «Реализация» собственная линейка этапов: Новые контракты → Ждём заявки → В поставке → На оплате → Под вопросом, плюс вкладка с заявками.

Одна из самых сильных механик системы — разделение контракта на заявки и счета поставщика. Крупный тендер редко закрывается одной поставкой: обычно это несколько заявок, под каждую из которых свои счета, свои оплаты, свои сроки. В системе каждая заявка живёт своей жизнью — со своим этапом, финансами, логистикой и документами — но финансовый результат всегда сворачивается до уровня контракта.

Внутри контракта заявки и счета поставщика двигаются по собственным этапам: Оплата счётов → Ожидание готовности → Логистика → Товар в пути → Товар у заказчика.

Финансовая модель — это то, ради чего CRM в тендерном бизнесе вообще существует. Просчёт тендера в системе включает НМЦК, обеспечение заявки, обеспечение контракта, планируемую логистику, прочие затраты, процент инвестора, планируемую прибыль и цену для торгов. Суммы прямых затрат считаются автоматически.

Для каждой заявки система считает выручку, расходы, налоги на прибыль и выручку, долю инвестора, прибыль до налогов, прибыль в процентах и чистый результат. Всё это автоматически сворачивается в итоговую калькуляцию по контракту — руководителю видна картина и в разрезе одной сделки, и в целом по проекту.

Налоговые ставки и проценты выплат — не зашиты в код, их настраивает сама компания в разделе «Настройки»: налог от прибыли, налог от выручки, налог от бонусов, процент инвестора, процент просчётчика, процент отдела реализации, процент тендерного специалиста. Там же — правила согласований: нужно ли бухгалтеру подтверждение руководителя на оплату, кто конкретно согласующий.

Каждый этап тендера — это набор типовых действий: отправить заявку на проверку, оплатить банковскую гарантию, дать допуск к торгам, подвести итоги. Всё это в системе оформлено как справочник автозадач. При переходе тендера на новый этап система сама создаёт нужные задачи и назначает их по ролям.

У раздела «Задачи» пять вкладок для разных ролей и сценариев:

- Мои задачи — что лично на тебе прямо сейчас
- Контроль задач — для руководителей, что делают подчинённые
- Все задачи — полный список с фильтрами и согласованиями
- Возврат — задачи, которые пришли на доработку
- Склад — архив задач, то, что ушло из оперативной работы

Для задач на оплату предусмотрена цепочка согласования: бухгалтер не может отправить деньги без подтверждения руководителя, и всё это прозрачно видно в истории.

В системе шесть базовых ролей: Руководитель, Менеджер, Тендерный специалист, Риск-менеджер, Исполнитель (отдел реализации), Бухгалтер. Один сотрудник может носить сразу несколько ролей — в тендерном бизнесе так бывает часто, особенно в компаниях до 10 человек.

У каждого сотрудника три вкладки: «Эффективность и результаты», «Заявки сотрудника», «Финансы». В эффективности — количество просчётов, соотношение «подано/просчитано», соотношение «выиграно/подано», детализация по этапам и прибыли. В финансах — текущие расходы, текущий бонус, полная история бонусов и расходов.

В тендерном бизнесе часто работают с инвесторами: их деньги идут на обеспечение заявок и контрактов, а взамен они получают процент с прибыли. В системе для них предусмотрен отдельный интерфейс, в котором видно только их данные по контрактам — без посторонней информации.

- Статистика — победы, поражения, конверсия, средний % снижения, цикл сделки, рентабельность
- Тендерный отдел — текущая ситуация и за период, по всем этапам воронки
- Реализация — контракты и заявки в разрезе этапов и сумм
- Показатели менеджера — эффективность и финансовый результат каждого
- Реестр оплат — выставленные и оплаченные счета, экспорт в Excel
- Отчёт по выплатам — расчёты с сотрудниками, с утверждением руководителем

- Календарь — задачи и ключевые даты тендеров в одном виде (месяц, неделя, день)
- Логистика — отдельный реестр: погрузка, выгрузка, масса, объём, характер груза
- Файлы тендера разделены на четыре категории: Файлы тендера, Просчёта, На подачу, Контракт — чтобы ничего не смешивалось

Первая версия была сделана за 6 месяцев. С тех пор система развивается итерациями — мы регулярно выпускаем релизы с новыми разделами и улучшениями. Последние крупные добавления: мультиарендная архитектура, двухуровневая система этапов, справочник настраиваемых задач, отчёт по выплатам с согласованием, отдельные вкладки складских задач и возвратов.

Прежде всего — тендерным компаниям, которые выросли из таблиц и мессенджеров и уперлись в потолок: готовые CRM «для продаж» не знают, что такое просчёт тендера, обеспечение заявки, инвестор с процентом и счёт поставщика по конкретной заявке. А самопис в Excel начинает трещать, когда в работе одновременно десятки контрактов.

Также это интересно тем, кто строит обучение и консалтинг в тендерах: система хорошо ложится на упакованную методологию и позволяет продавать доступ по модели SaaS своим ученикам и клиентам — как это и произошло у Сергея Званцугова.

Мы разрабатываем CRM-системы под конкретные бизнес-задачи и с учётом специфики отрасли. Если у вас похожая картина — нестандартная модель продаж или производства, которую нельзя уложить в коробочное решение, — напишите. Первая встреча и предварительная оценка — бесплатно.