Система для компании D4S
«Detailing 4 Seasons» — московская сеть моек и детейлинга автомобилей. Компания активно развивается, расширяет количество филиалов и клиентскую базу, а вместе с этим — потребность в автоматизации внутренних процессов.
Исходная ситуация
На момент обращения команда D4S пользовалась готовой облачной системой с абонентской платой. Решение работало, но перестало отвечать задачам бизнеса:
- увеличилось число клиентов и сотрудников;
- расширился перечень услуг;
- появилась необходимость объединить всё в одной системе и избавиться от зависимости от сторонних сервисов.
Компания поставила перед собой цель создать собственную ERP-систему — полностью адаптированную под специфику работы и внутренние процессы.
Сайт компании: https://detailing4seasons.com/
Текущая ситуация и задачи компании
Задачи, поставленные перед нашей командой:
- Разработать отдельный личный кабинет для сотрудников — от рабочего персонала до руководства. Каждый пользователь должен иметь доступ только к тем функциям, которые необходимы для его работы.
- Создать единую систему, объединяющую весь необходимый для компании функционал. Это позволит отказаться от множества сторонних сервисов и постоянной абонентской платы за их использование.
- Разработать личный кабинет для клиентов, где они смогут самостоятельно записываться на услуги, рассчитывать стоимость и видеть свободные временные слоты.
- Создать планировщик, который будет автоматически распределять заказы между сотрудниками с учётом их квалификации и графика работы.
- Автоматизировать обработку заказов: система должна анализировать поступающие заявки, распределять их по боксам в зависимости от требуемых услуг, предлагать ближайшее доступное время и подбирать услуги на основе разных параметров — марки и модели автомобиля, истории заказов и погодных условий.
- Внедрить детализированную систему отчётности, адаптированную под все потребности компании, с возможностью выгрузки любых данных в формате Excel.
В ответ на запросы компании мы проделали серьёзную работу: подготовили детализированный прототип и составили техническое задание объёмом более 250 страниц, подробно описывающее все необходимые функции.
Подробнее про функционал системы
Созданная система сочетает в себе функции CRM и ERP и включает множество персонализированных кабинетов и разделов. Каждый из них можно настроить под конкретную должность в компании благодаря гибкой системе управления правами доступа.
Отчеты
Раздел, оснащенный обширным аналитическим модулем по множеству данных из системы; каждый отчет представлен в двух версиях: десктоп и мобильная:
Личный кабинет для обслуживающего персонала
Личный кабинет для обслуживающего персонала, с разбивкой по отраслям: мойка и шиномонтаж - позволяет сотрудникам сосредоточиться только на своих задачах, а также показывает их личный план и прогресс.
Контроль качества - сотрудники данного отдела осуществляют проверку выполненных работ за рабочим персоналом:
Раздел планирования - позволяет составить рабочий график для всех сотрудников, посмотреть информацию по приходу и уходу сотрудников, а также увидеть их текущую загруженность в режиме реального времени.
Личный кабинет клиента
Личный кабинет клиента - создается после прохождения небольшой регистрации. В ЛК Клиента доступны следующие страницы:
- Клиентский дашборд - сборка мини-отчетов по различным данным клиента;
- Список автомобилей клиента;
- Все заказы клиента, с возможностью посмотреть трансляцию с камеры по своему действующему заказу;
Мобильная версия
Система полностью адаптивна и корректно отображается на любых устройствах.
Одним из ключевых пожеланий заказчика было сделать удобным оформление и работу с заказами с мобильных устройств. Для этого был разработан индивидуальный дизайн именно для этого раздела:
Модуль для услуг и цен
Этот раздел системы предназначен для создания и настройки услуг, формирования прайс-листов и управления мотивацией пользователей. Кроме того, в нём можно:
- настроить время выполнения каждой услуги;
- задать зависимость цены услуги от погодных условий благодаря интеграции с Гисметео;
- управлять услугами для записи через Яндекс.Карты;
- формировать команды работников и настраивать общий дневной и ночной мотивационный процент от выполненных услуг, с возможностью точечной корректировки как для каждого конкретного заказа, так и для каждого отдельного сотрудника.
Модуль планирования
Один из ключевых модулей системы — это планировщик. Он автоматически рассчитывает ближайшее время для записи и сам распределяет заказы внутри системы, ориентируясь на следующие показатели:
- уровень квалификации работника
- рабочий график
- требуемые услуги в заказе
- срочность заказа
- категория автомобиля
- категория бокса
и многие другие параметры.
Планировщик автоматически перераспределяет заказы внутри боксов филиала для максимальной эффективности, если появляется свободное рабочее окно, подходящее по всем параметрам. Для его работы достаточно лишь заполнить графики сотрудников — все остальные данные система собирает сама, исходя из настроек и информации по заказам.
Модуль аналитики
В системе реализована подробная отчетность, которая позволяет отслеживать множество параметров, включая:
- объемы и суммы продаж;
- самые популярные и наименее востребованные услуги;
- средний чек по заказам и по каждому конкретному клиенту;
- рейтинги сотрудников на основе отзывов клиентов;
- загруженность филиалов и боксов, их пропускную способность;
- статистику выполнения заказов по филиалам и сотрудникам.
Пример отчета по успеваемости заказов:
В этом разделе отображаются показатели и подробная информация по завершённым заказам с возможностью выгрузки данных из системы.
Отчёт позволяет увидеть, кто именно выполнял услуги в заказе, на сколько времени задерживался заказ и по какой причине.
При этом предусмотрено множество фильтров для максимальной детализации анализа.
А вот так выглядит пример отчета по успеваемости сотрудников:
Итоги
Система позволяет легко просматривать всю информацию о времени выполнения услуг в процентах. Можно выбрать любой период, конкретные услуги или отдельных сотрудников.
Внедрение такой системы станет отличным решением для компаний, работающих в сфере услуг. Особенно она полезна тем, кто хочет оптимизировать внутренние процессы, сделать взаимодействие с клиентами удобнее и повысить прозрачность бизнеса. Система идеально подходит для организаций с собственным штатом сотрудников, активной клиентской базой и потребностью в автоматизации расчётов, планирования и отчётности.
Компания «Лонг Кэт» разрабатывает индивидуальные ERP и CRM системы, полностью адаптированные под уникальные потребности вашего бизнеса — так же, как это было реализовано для компании «Detailing 4 Seasons». Мы учитываем все ваши требования и создаём удобные, функциональные решения, которые делают бизнес более эффективным и конкурентоспособным.