Заказчик, юридическая компания, сопровождает процедуры банкротства и судебные споры: в работе одновременно десятки процедур, у каждой свои заседания, собрания кредиторов, отчёты финансового управляющего и процессуальные сроки. Мы разработали для неё CRM для юристов: учёт по трём уровням «проект, дело, задача», статусы задач по срокам без ручной работы, контроль выполнения руководителем, отдельные графики судов и собраний кредиторов и выгрузка событий в Google Calendar.
Как юристы работали до системы
Учёт вёлся в связке из нескольких инструментов: реестр дел в таблицах Excel, поручения сотрудникам в мессенджерах, документы в папках на общем диске, контакты доверителей и управляющих в личных телефонных книжках юристов. С ростом числа процедур такой подход перестал справляться:
- сроки судебных заседаний, собраний кредиторов и отчётов финансового управляющего отслеживались вручную, риск пропустить срок рос вместе с числом дел;
- при передаче дела между юристами терялся контекст: история обсуждений оставалась в личных чатах;
- руководитель не видел реальной загрузки сотрудников и не мог быстро понять, какие поручения просрочены;
- не было единого места, где по конкретному спору собраны переписка, документы и контакты.
Компания решила сделать собственную систему под свою практику: с понятной иерархией работы, автоматическим контролем сроков и специализированными графиками, которых нет в универсальных коробочных решениях.
Что должна была уметь CRM для юридической компании
- Единая структура учёта работы: проект (доверитель или процедура), дело (обособленный спор, стадия процедуры), задача (конкретное поручение сотруднику).
- Роли и права доступа: каждый сотрудник видит только то, что относится к его работе, руководство видит картину целиком.
- Автоматический контроль сроков: система сама определяет состояние задачи (плановая, к исполнению сегодня, просроченная) без ручного проставления статусов.
- Подтверждение выполнения: задача, отмеченная исполнителем как выполненная, попадает на проверку к ответственному и может быть возвращена в работу.
- Вся рабочая информация в карточке проекта, дела и задачи: обсуждение, контакты и документы, чтобы контекст не терялся при передаче дела.
- Полный аудит: кто и когда создал, изменил или завершил любую сущность.
- Выгрузка событий в Google Calendar, чтобы сотрудники видели заседания в привычном календаре.
По этим задачам мы подготовили прототип, описали структуру данных и ролевую модель и разработали систему, которая объединяет CRM и внутренний таск-менеджер юридической фирмы. Дальше разбираем её по разделам на скриншотах рабочей системы.
Три уровня учёта: проект, дело, задача
Проект это верхний уровень: конкретный доверитель или процедура целиком, например банкротство застройщика или субсидиарная ответственность контролирующих лиц. У проекта есть ответственный, который ведёт работу, и куратор из числа руководителей, который контролирует ход процедуры. Список проектов поддерживает поиск и фильтры по ответственному, куратору, участникам и статусу.
Карточка проекта собирает всё по процедуре на одном экране: дела с их статусами, полный список задач с ответственными и сроками, состав участников, контакты и приложенные документы. Внизу карточки журнал, рабочее обсуждение проекта, доступное всем участникам. Именно журнал решает проблему потери контекста при передаче дела: переписка хранится не в мессенджере, а рядом с самой процедурой. Завершить проект можно только когда завершены все его дела и задачи: система не даст закрыть процедуру, по которой остались незакрытые поручения.
Дело это второй уровень: обособленный спор, стадия процедуры или отдельное направление работы внутри проекта. У дела свои ответственный, статус и описание, а также собственные задачи, контакты, документы и обсуждение.
Сотрудники и права доступа
Доступ к системе закрыт, работа возможна только после авторизации. Раздел «Сотрудники» это управление учётными записями: видно, у кого есть доступ, какая роль назначена и когда создана запись. Доступ отключается одним переключателем, без удаления сотрудника: все его задачи и комментарии остаются в системе. Отдельным полем указывается почта Google, она нужна для выгрузки заседаний в личный календарь сотрудника.
Задачи и контроль сроков без ручных статусов
Задача это конкретное поручение с исполнителем, ответственным и сроками. У неё есть признаки срочности и важности, привязка к проекту и делу, описание, обсуждение, файлы и контакты. Реестр задач поддерживает поиск и фильтры по ответственному, исполнителю, статусу, проекту, делу и датам.
Главная особенность: статус задачи не проставляется вручную. Система сама определяет его по срокам и ходу выполнения: «Плановая», «К исполнению» (срок наступает сегодня), «Просроченная», «Требует подтверждения» и «Завершённая». Юристу не нужно помнить о сроках, система напоминает о них сама.
Карточка задачи: журнал, контакты, файлы
В карточке задачи собрано всё, что нужно исполнителю: описание, даты начала и окончания, статус, ссылки на проект и дело, участники (постановщик, ответственный, исполнитель), контакты по задаче, например помощник судьи с телефоном и часами ознакомления с материалами, приложенные файлы и журнал обсуждения. Обсуждение ведётся прямо в задаче, а не в мессенджере, поэтому при передаче дела другому юристу история остаётся на месте.
Личные списки каждого юриста
Каждый сотрудник видит собственные рабочие списки, а рядом с названием раздела в меню отображается счётчик: сколько задач требует внимания прямо сейчас. Раздел «Назначенные мне» показывает все поручения сотрудника, «Просроченные» то, что уже вышло за срок.
Раздел «К исполнению (сегодня)» это рабочий план на день: только задачи, срок которых наступает сегодня. Раздел «Плановые» показывает задачи с будущими сроками, по ним можно заранее спланировать загрузку.
Подтверждение выполнения руководителем
Для задач, требующих проверки, есть отдельный контур. Исполнитель отмечает задачу выполненной, после чего она не закрывается, а переходит к ответственному в раздел «Требуют подтверждения». У самого исполнителя такие задачи видны в разделе «На подтверждении».
Руководитель открывает карточку задачи и либо подтверждает выполнение, либо отклоняет его с комментарием, тогда задача возвращается исполнителю в работу. Так у компании появляется управляемый контроль качества вместо устных договорённостей.
Графики судов, собраний кредиторов и отчётов ФУ
Три вида событий, по которым в банкротстве нельзя опоздать, вынесены в отдельные разделы меню: график судов, график собраний кредиторов и график отчётов финансового управляющего. Каждый из них это тот же реестр задач, отфильтрованный по типу события, с датой, ответственным, исполнителем и статусом по сроку. В описании задачи хранится суд, время и зал заседания или адрес и повестка собрания.
Календарь и выгрузка в Google Calendar
Любой список задач переключается в календарный вид: заседания, собрания и сроки видны в разрезе месяца вместе с исполнителем по каждому событию. Отсюда же выбранные события выгружаются в Google Calendar сотрудника, поэтому напоминания приходят на телефон привычным способом.
Справочник типовых задач
Повторяющиеся виды работ вынесены в справочник типовых задач. Выбор шаблона автоматически подставляет наименование и определяет, в какой специализированный график попадёт задача, сотруднику остаётся указать дату, дело и детали. Справочник администрируется без участия разработчиков.
История изменений
Система ведёт полный журнал действий по каждому проекту, делу и задаче: кто и когда создал запись, изменил срок, добавил или удалил файл, завершил задачу. История открывается в один клик из карточки. Это снимает споры о том, кто и когда что сделал, и помогает восстановить ход работы по процедуре.
Мобильная версия
Система адаптивна и работает на любых устройствах. Сотрудник открывает карточку задачи с телефона, читает журнал обсуждения, контакты канцелярии и приложенные документы, отмечает задачу выполненной или оставляет комментарий.
Кому подойдёт: юристам, арбитражным управляющим, консалтингу
Такая CRM нужна компаниям, которые работают по проектной модели с длинным циклом и жёсткими сроками: юридическим фирмам, арбитражным и финансовым управляющим, аудиторским и консалтинговым организациям. Структура «проект, дело, задача» и графики настраиваются под вашу практику на этапе проектирования: для банкротства это суды, собрания кредиторов и отчёты ФУ, для абонентского обслуживания другие типы событий.
Мы разрабатываем CRM на заказ с 2010 года на стеке PHP, Laravel, VueJS и PostgreSQL: он массовый, и систему сможет поддерживать любая квалифицированная команда. Заказчик получает исходный код и права на него, система устанавливается на его сервер.
Частые вопросы о разработке CRM для юристов
Чем заказная CRM для юристов отличается от Юрайт, XSUD или Битрикс24?
Готовые программы дают учёт дел и клиентов, судебный календарь и документы, и берут плату за каждого пользователя. Если ваша практика в этот набор укладывается, коробки хватит. Заказная система нужна, когда процессы свои: у этого заказчика это трёхуровневый учёт проект, дело, задача, статусы по срокам без ручной работы, контур подтверждения выполнения и отдельные графики судов, собраний кредиторов и отчётов финансового управляющего.
Подойдёт ли такая система арбитражному или финансовому управляющему?
Да. У заказчика в системе работают и юристы, и финансовые управляющие: для них есть график отчётов ФУ и график собраний кредиторов, а задачи по процедуре привязаны к делу и проекту. Состав разделов подбирается под вашу практику на этапе проектирования.
Сколько стоит разработка CRM для юридической компании?
Стоимость зависит от состава разделов и ролей, поэтому сначала идёт проектирование: прототип и техническое задание по отдельному договору. После ТЗ мы называем точную стоимость и срок разработки и фиксируем их в договоре. Разработка занимает 3–5 месяцев и идёт этапами с предоплатой за каждый.
Где хранятся дела и переписка, кому принадлежит система?
Система устанавливается на сервер заказчика, данные никуда не передаются. Исходный код и права на него передаются заказчику, дорабатывать систему может наша команда или любая другая, знакомая с Laravel и VueJS.
Как сотрудники узнают о судебных заседаниях и сроках?
Система сама ставит задаче статус «К исполнению» в день срока и «Просроченная» после него, а в меню рядом с личными разделами висит счётчик таких задач. Заседания и собрания выгружаются в Google Calendar сотрудника по кнопке, и напоминания приходят на телефон привычным способом.