Заказчик сдаёт в аренду офисы, торговые и складские помещения. Арендаторов сотни, объекты поделены между несколькими управляющими, есть своя служба эксплуатации, охрана на КПП и юрист. Мы разработали для него систему управления арендой коммерческой недвижимости: учёт объектов и арендаторов, заявки арендаторов, пропуска на территорию, отчёты для руководителя и боты, через которые рабочие получают задания и сдают фотоотчёты.
Зачем арендодателю своя система управления арендой
С ростом числа объектов и арендаторов заказчику понадобилось:
- Убрать обработку заявок арендаторов из мессенджеров, почты и телефонных звонков в единый учётный контур
- Разделить зоны ответственности управляющих так, чтобы данные одного управляющего не были видны другому
- Навести порядок в пропускном режиме: согласовании заездов автомобилей на территорию и фиксации фактических заезда и выезда
- Дать рабочим-исполнителям канал получения заданий и сдачи фотоотчёта прямо в телефоне, без обучения работе в веб-системе
- Получить руководителю сквозную аналитику по объёмам, статусам, срокам обработки заявок и загрузке управляющих
- Фиксировать все действия пользователей в неизменяемом журнале аудита
Что умеет CRM для аренды коммерческой недвижимости
Мы спроектировали и разработали систему с шестью ролями. У каждой роли свой кабинет, и глубина доступа у них разная:
- Руководитель видит всё: дашборд, все заявки, объекты, арендаторов, отчёты, журнал аудита и настройки.
- Управляющий работает в закрытом контуре: только свои арендаторы, объекты и заявки.
- Арендатор создаёт заявки и пропуска из личного кабинета и видит свои помещения.
- Охрана согласовывает пропуска и отмечает заезд и выезд на КПП.
- Юрист видит только заявки, к которым его подключили.
- Рабочий получает задания и сдаёт фотоотчёт в боте Telegram или Max.
Дальше разбираем каждый раздел на скриншотах рабочей системы.
Как проектировали систему: прототип и ТЗ
Сначала мы назвали предварительную стоимость и сроки и заключили договор на проектирование. Наш проектировщик несколько раз в неделю обсуждал с заказчиком экран за экраном, в итоге получился прототип из 33 интерактивных экранов для шести ролей и техническое задание. По утверждённому прототипу и ТЗ мы зафиксировали точную стоимость и срок разработки в договоре, после чего система была разработана и сдана заказчику в этот срок и бюджет.
Кабинет руководителя: дашборд
Руководитель видит работу всех управляющих, все заявки, объекты и арендаторов, управляет пользователями и настройками. Его стартовая страница это сводный обзор по системе с выбором периода:
- баннер с приветствием, текущей датой и краткой сводкой дня;
- ряд из шести кликабельных KPI-карточек: активные заявки, новые, просроченные, у юриста, закрытые, заявки на пропуск; клик по карточке открывает список заявок с уже применённым фильтром;
- блок «Динамика поступления заявок»: столбчатая диаграмма с переключением между всеми заявками, эксплуатационными и пропусками;
- блок «Распределение по статусам»: круговая диаграмма с легендой и общим числом активных заявок в центре;
- блок «Загрузка управляющих»: горизонтальные стек-бары по контуру каждого управляющего;
- блок «Требуют внимания»: просроченные и необработанные заявки с указанием причины;
- лента последних действий в системе и ближайшие по времени заезда пропуска на сегодня и завтра.
Как устроены заявки арендаторов
Эксплуатационная заявка проходит путь от обращения арендатора до закрытия управляющим. Список заявок содержит KPI-карточки, поиск и фильтры по статусу, объекту, арендатору, управляющему, исполнителю и датам, а отфильтрованный список выгружается в табличный файл.
Карточка заявки построена в две колонки и включает описание обращения, участников, объект и арендатора, плановый срок, а также вкладки:
- «Лента»: хронология всех событий, системные события, сообщения сторон, вложения;
- «Документы»: агрегированный список всех файлов заявки с фильтрами по типу;
- «Фотоотчёты»: миниатюры отчётов, сгруппированные по исполнителям;
- «История статусов»: компактная лента всех смен статуса.
Из карточки управляющий меняет статус, управляет исполнителями и подключает или отключает юриста. Каждое действие фиксируется в ленте заявки и в журнале аудита.
Статусная модель у заявки сквозная: «Новая», «В работе», «На уточнении» или «У юриста», «Ожидает закрытия», «Закрыта», плюс отдельные состояния «Отклонена» и «Просрочена». Часть статусов проставляется вручную, часть триггерно: «У юриста» включается автоматически при подключении юриста, «Ожидает закрытия» в момент отправки рабочим фотоотчёта, «Просрочена» при истечении планового срока. Каждое изменение статуса попадает системным событием в ленту заявки с указанием автора, времени и комментария.
Пропускной режим: заявки на пропуск автомобилей
Пропуска на территорию живут отдельным контуром. Заявку создаёт арендатор, охрана согласовывает или отклоняет её с обязательным комментарием-причиной, а затем фиксирует фактический заезд и выезд автомобиля. Карточка пропуска содержит данные автомобиля и водителя, объект, согласованные дату и время заезда, отметки и ленту событий.
Своя статусная модель и здесь: «Новая», «На проверке», «Согласована», «Выпущена» (зафиксирован заезд), «Закрыта» (зафиксирован выезд), плюс «Отклонена» и «Просрочена».
Учёт объектов недвижимости
База объектов хранит здания, помещения и договоры аренды. Список объектов поддерживает поиск по названию, адресу и кадастровому номеру, фильтры по типу, городу, арендатору, управляющему, площади и датам договора, а также выгрузку в табличный файл.
Страница объекта включает галерею фотографий и разделяется по вкладкам:
- общая информация: адрес, площадь, этажность, тип, кадастровый номер, описание;
- история аренды: арендаторы, периоды аренды, реквизиты договоров;
- заявки по объекту;
- документы;
- заявки на пропуск.
Справочник арендаторов
В справочнике ведутся юридические лица, ИП и физические лица. Список поддерживает поиск по названию, ИНН, ОГРН и контактным лицам, фильтры по типу, управляющему, активности и статусу, выгрузку в табличный файл. Карточка арендатора собирает реквизиты, контактных лиц, арендуемые объекты, заявки, пропуска и историю изменений.
Пользователи и роли
Руководитель управляет учётными записями и правами доступа. Список пользователей разделён вкладками по ролям: управляющие, рабочие, юристы, охрана, арендаторы, заблокированные. Пользователь приглашается в систему из интерфейса, ему назначаются роль и контакты для внешних каналов уведомлений: email, телефон для SMS, аккаунты в Telegram и Max.
Отчёты для арендодателя
Раздел аналитической отчётности работает с выбором периода, включая произвольный. Обзорная аналитика показывает динамику поступления заявок, распределение по статусам, загрузку управляющих, среднее время решения заявок и топ-5 арендаторов и объектов по числу заявок.
Детальные отчёты по вкладкам дают данные в разрезе управляющих, арендаторов и объектов. Каждая диаграмма кликабельна и открывает отфильтрованный список соответствующей сущности. Вкладка «По управляющим» отдельно сравнивает эффективность управляющих по разным метрикам.
Журнал аудита
Все действия пользователей фиксируются для контроля и разбора спорных ситуаций. Журнал содержит KPI по операциям, входам, изменениям данных, скачиваниям и ошибкам, фильтры по типу действия, пользователю, датам и объекту, группировку записей по дням и выгрузку в Excel. Для каждой записи сохраняются пользователь и его роль, описание операции, объект действия, IP-адрес и устройство. Записи журнала не редактируются и не удаляются никем, включая руководителя.
Настройки и справочники
Заказчик сам управляет брендированием (логотип системы, логотип и фоновое изображение страницы входа, название организации), текстами и контактами страницы входа, а также всеми справочниками системы.
Кабинет управляющего: закрытый контур
Управляющему доступны только свои арендаторы, объекты и заявки, данные других управляющих он не видит. Он обрабатывает заявки, ведёт переписку и документооборот внутри заявки, назначает исполнителей из числа рабочих, подключает юриста, комментирует заявки на пропуск по своим объектам, а также заводит арендаторов и объекты в своём контуре.
Кабинет юриста
Юрист видит только те заявки, в которые его подключили управляющие. Он участвует в переписке внутри заявки, прикрепляет документы, видит историю обращения и всех участников, а после отключения от заявки перестаёт её видеть.
Рабочее место охраны на КПП
Охране доступно рабочее место по закреплённым за ней объектам. Страница заявок на пропуск включает KPI-карточки, среди которых «На территории сейчас»: количество автомобилей, заехавших без отметки о выезде. В таблице сразу доступны кнопки «Отметить заезд» и «Отметить выезд», а также согласование и отклонение заявок. Пропуска охрана не создаёт, их заводит арендатор.
Личный кабинет арендатора
Арендатору доступны свои заявки, пропуска и помещения. Он создаёт эксплуатационную заявку из личного кабинета или прямо из карточки помещения, переписывается с управляющим, прикрепляет файлы, видит статус и историю обращения и может закрыть заявку самостоятельно. Свои объекты отображаются сеткой карточек с типом, площадью, этажом, адресом и статистикой по заявкам и пропускам.
Кабинет рабочего
Рабочему доступны задания, на которые его назначил управляющий. Веб-кабинет «Мои задания» содержит KPI-карточки, фильтры и таблицу заданий со сроками, а также кнопку «Завершить с фотоотчётом». Промежуточных статусов у рабочего нет: задание либо в работе, либо выполнено и ждёт закрытия управляющим, либо закрыто.
Боты в Telegram и Max для рабочих
Основной канал для технического персонала это боты в мессенджерах, потому что рабочие находятся на объектах, а не за компьютером. Привязка учётной записи автоматическая: руководитель или управляющий указывает аккаунт рабочего в его карточке, а бот при первом запуске находит пользователя в системе и сохраняет его идентификатор.
Рабочему приходит уведомление о новом задании: номер заявки, описание работ, объект и полный адрес, кто назначил, срок и текст задания, а также кнопки «Завершить + фотоотчёт», «Контакт на месте» (карточка контакта с телефоном) и «Открыть в картах» (маршрут до объекта в картографическом сервисе).
Фотоотчёт сдаётся диалогом прямо в боте: рабочий прикрепляет фотографии и комментарий, после чего заявка автоматически переходит в статус «Ожидает закрытия», а фотографии попадают в ленту и на вкладку «Фотоотчёты» карточки заявки. Когда управляющий закрывает заявку, рабочий получает уведомление в боте.
Кому подойдёт: бизнес-центру, торговому центру, управляющей компании
Система управления арендой в таком виде нужна арендодателю, у которого объектов и арендаторов уже столько, что заявки в мессенджерах и таблицах перестали сходиться: бизнес-центру, торговому центру, складскому комплексу, управляющей компании с несколькими управляющими. Типы объектов и справочники настраиваются, роли остаются те же, а состав модулей подбирается на этапе проектирования: кому-то важнее пропускной режим и КПП, кому-то учёт помещений и договоров.
Мы разрабатываем CRM на заказ с 2010 года на стеке PHP, Laravel, VueJS и PostgreSQL: он массовый, и систему сможет поддерживать любая квалифицированная команда. Заказчик получает исходный код и права на него, система устанавливается на его сервер.
Частые вопросы о разработке системы управления арендой
Чем заказная система отличается от 1С:Аренда и управление недвижимостью или готового сервиса?
Готовые программы дают стандартный набор: объекты, договоры, платежи, заявки, и берут плату за каждого пользователя. Если ваши процессы в этот набор укладываются, коробки хватит, и она выйдет дешевле. Заказная система нужна, когда у вас есть то, чего в коробке нет: закрытые контуры управляющих, пропускной режим с отметками на КПП, задания рабочим через мессенджер с фотоотчётом. В этом кейсе именно такой случай.
Сколько стоит разработка системы управления арендой?
Стоимость зависит от состава модулей и ролей, поэтому сначала идёт проектирование: прототип и техническое задание по отдельному договору. После ТЗ мы называем точную стоимость и срок разработки и фиксируем их в договоре. Разработка занимает 3–5 месяцев и идёт этапами с предоплатой за каждый. В этом проекте в названные срок и бюджет мы уложились.
Подойдёт ли такая система для бизнес-центра, торгового центра или склада?
Да. Типы объектов ведутся в справочнике, роли одни и те же: руководитель, управляющие, арендаторы, охрана, юрист, рабочие. Для бизнес-центра важнее пропускной режим и заявки арендаторов, для склада учёт помещений и договоров, состав модулей подбирается под вас на этапе проектирования.
Можно ли потом дорабатывать систему под новые процессы?
Да. Исходный код и права на него передаются заказчику, система устанавливается на его сервер. Дорабатывать можем мы или любая команда, знакомая с Laravel и VueJS.
Как рабочие получают задания, если они не сидят за компьютером?
Через бота в Telegram или Max. Рабочему приходит задание с адресом объекта, контактом на месте и кнопкой «Открыть в картах», а фотоотчёт он сдаёт прямо в чате с ботом. После этого заявка сама переходит в статус «Ожидает закрытия».