Метод контрольных точек в управлении проектами

Существует множество методик управления проектами. Выделяют классические, гибкие и гибридные методики. Метод контрольных точек относится к классическим.

Методика позволяет получать прозрачный прогнозируемый результат в срок и минимизировать риск большого количества работы в последний момент. В нашей компании с недавнего времени применяется именно метод контрольных точек в работах по разработке и проектированию IT-систем.

Что же нужно знать вам про методику? Какую пользу получает заказчик от использования подрядчиком метода контрольных точек?

Какая ситуация бывает при выполнении проекта?

Знакомо?
Методика контрольных точек помогает решить проблему.
Основной смысл подхода — заменяем один большой аврал на нескольких маленьких.

В первую очередь, при старте проекта формулируются исходные контрольные точки. Как это сделать?

Поэтому, чтобы подготовить контрольные точки, необходимо выписать ключевые и важные результаты, после чего представить эти результаты последовательно.

В типовых проектах план по контрольным точкам можно взять из опыта прошлого проекта. Если проект уникальный, то контрольные точки можно сформировать на стратсессии команды.

В нашей компании есть два сформированных шаблона плана контрольных точек — для проектов по разработке и по проектированию IT-продуктов (разработка ERP и CRM систем).

Контрольная точка должна содержать в себе следующую информацию:

• Когда будет получен результат;
• Ответственного за получение;
• Ответственного за приемку;
• Регламент приемки;
• Уровень (приоритет);
• Риск.

Контрольная точка формулируется в прошедшем времени, совершенном виде и отвечает на вопрос "Что сделано?".

Не все контрольные точки равноценны, выделяют как минимум три уровня:

• Уровень 1 — ключевые результаты;
• Уровень 2 — важные результаты;
• Уровень 3 — промежуточные результаты, существенные для менеджера проекта или участника команды.

Каждая контрольная точка (как минимум та, что должна быть выполнена в ближайшее время) должна быть оценена с точки зрения риска невыполнения.

• Зеленый — получение результатов по контрольной точке гарантировано в запланированный срок;
• Желтый — есть несущественные риски получения результата в запланированный срок, помощь не требуется;
• Красный — получение результата под угрозой, необходима помощь.

Изначально сформированные контрольные точки помещаются, например, в файл — план по контрольным точкам.

Для того, чтобы методика работала, необходимы регулярные совещания.
Регулярность на выбор в зависимости от проекта:

• Раз в неделю;
• Раз в две недели;
• Раз в месяц.

На каждом совещании в обязательном порядке для всех КТ за предыдущий период собирается подтверждение сделанности КТ, или объяснение, почему задача не выполнена.

Ключевое — самый большой спрос с исполнителя, если он помечал риск в контрольной точке как минимальный, но задачу не выполнил. Это повод для депремирования.

Вместе с этим, на регулярном совещании добавляются новые контрольные точки к запланированным изначально, и обсуждается риск в новых, и прошлых. В случае если риск меняется, то новые данные фиксируются в файле плана по контрольным точкам.

Для контрольных точек с большим риском предлагается план по снижению риска, либо на решение задачи добавляются ресурсы.

Безусловно, методика контрольных точек применяется во многих компаниях и каждая организация корректирует подход под свои нужды. Предлагаем посмотреть примеры планов по контрольным точкам от разных организаций.

Напоследок покажем типовые шаблоны плана по контрольным точкам, которые используются в нашей компании и которые мы с недавних пор расшариваем нашим заказчикам. Да, вы правильно поняли, если вы начнете работать с нами, то получите интерактивный план по контрольным точкам, который будет еженедельно обновляться.

Контрольные точки типовые и они постоянно корректируются по мере выполнения проекта. Представленные контрольные точки это минимум на проекте.
Первый скриншот — разработка IT продукта. Второй скриншот — подготовка прототипа и ТЗ.